Jak wygląda akt notarialny?

Akt notarialny jest dokumentem urzędowym sporządzanym przez notariusza według zasad określonych w ustawie Prawo o notariacie oraz przepisach szczególnych.

Na początku każdego dokumentu notarialnego znajduje się numer Repertorium A, tj. numer, pod którym dana czynność została zarejestrowana w księdze notarialnej zwanej Repertorium A, stanowiącej rodzaj bazy danych o dokonanych czynnościach notarialnych. W praktyce nadanie tego numeru ma na celu zindywidualizowanie dokumentu i w razie potrzeby umożliwia jego łatwe odnalezienie. Słowo „repertorium” często bywa mylone ze słowem „repetytorium”, nawet przez osoby zawodowo zajmujące się obrotem nieruchomościami, a warto podkreślić, że pojęcia te mają zupełnie odmienne znaczenia.

Poniżej numeru Repertorium A zamieszcza się sformułowanie „Akt notarialny”, wskazujące na rodzaj dokumentu notarialnego. Warto jednak zauważyć, że spisywane przez notariusza protokoły także przybierają formę aktu notarialnego, wobec czego również zawierają takie wyrażenie.

Dalej następuje tzw. komparycja, czyli wstępna część dokumentu, zawierająca m.in.:

czas sporządzenia aktu notarialnego, tj. dzień, miesiąc i rok, a w razie potrzeby lub na żądanie strony - godzinę i minutę rozpoczęcia odczytywania i podpisania aktu,
imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, ewentualnie osoby go zastępującej,
miejsce sporządzenia aktu notarialnego, tj. adres kancelarii notarialnej lub innego budynku czy lokalu, w którym czynność jest dokonywana,
oznaczenie stron umowy poprzez wskazanie: imion, nazwisk, imion rodziców, miejsca zamieszkania oraz numeru PESEL osób fizycznych, nazwy i siedziby osób prawnych lub innych podmiotów biorących udział w akcie, a także imion, nazwisk, miejsca zamieszkania oraz numeru PESEL osób działających w imieniu osób prawnych, ich przedstawicieli lub pełnomocników, a także innych osób obecnych przy sporządzaniu aktu.

Częstą praktyką jest ponadto zamieszczanie w komparycji aktu notarialnego oświadczeń stron o ich stanie cywilnym oraz stopniu pokrewieństwa. W niektórych przypadkach znajduje się w tym miejscu również informacja, czy osoba stawająca do aktu lub reprezentowany przez nią podmiot jest cudzoziemcem. We wstępnej części aktu notariusz powołuje także okazane mu dokumentu tożsamości, co stanowi realizację obowiązku stwierdzenia tożsamość osób biorących udział w czynności. W komparycji mogą być powołane również inne dokumenty, takie jak pełnomocnictwa, wyciągi z rejestrów podmiotów.

Kolejnym zwyczajowym elementem aktu notarialnego jest tytuł. Zamieszczanie go ma na celu możliwie jak najbardziej precyzyjne określenie wszystkich czynności prawnych, które są dokonywane w danym akcie notarialnym. Jeżeli akt obejmuje czynność główną i ściśle związane z nią czynności dodatkowe, wystarczające jest, aby tytuł obejmował wyłącznie nazwę czynności głównej. Natomiast jeżeli każda z czynności mogłaby być objęta osobnym dokumentem, a tylko ze względów pragmatycznych wszystkie znalazły się w jednym akcie notarialnym, tytuł powinien definiować wszystkie te czynności. Warto podkreślić, że błędny tytuł nie wpływa na ważność aktu notarialnego. Skutki prawne wywierane są przez zawarte w dokumencie oświadczenia, a nie jego tytuł.

Treść aktu notarialnego obejmuje oświadczenia stron, z powołaniem się w razie potrzeby na okazane dokumenty. Przykładowo akt notarialny dokumentujący umowę, której przedmiotem jest nieruchomość zawiera m.in. oświadczenia o stanie prawnym i faktycznym nieruchomości, a także wskazanie dokumentów, takich jak odpis księgi wieczystej, wypis z rejestru gruntów, potwierdzających złożone oświadczenia. Akt notarialny powinien zawierać treści istotne dla danej czynności prawnej, a ponadto inne stwierdzenia, których potrzeba umieszczenia w akcie wynika z przepisów szczególnych albo z woli stron. Na przykład w umowie sprzedaży sprzedający oświadcza, że sprzedaje kupującemu daną nieruchomość za określoną cenę, zaś kupujący oświadcza, że nieruchomość tę za wskazaną cenę kupuje, a ponadto strony umowy określają warunki zapłaty ceny i wydania nieruchomości w posiadanie.

Przy dokonywaniu czynności notariusz jest obowiązany czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne. Obowiązek ten realizowany jest przez notariusza m.in. poprzez dokonywanie stosownych pouczeń i udzielanie niezbędnych informacji. Przyjęło się, że najbardziej istotne dla stron pouczenia umieszcza się w treści aktu notarialnego.

Na skutek sporządzenia aktu notarialnego dotyczącego nieruchomości notariusz składa za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wniosek o wpis w księdze wieczystej. Pomimo, że notariusz nie ma już obowiązku zamieszczania treści tego wniosku w akcie notarialnym, to nadal pozostaje to częstą praktyką.

W końcowej części aktu znajduje się podsumowanie kosztów związanych z dokonaniem danej czynności. Notariusz wskazuje podstawę prawną oraz wysokość pobranego wynagrodzenia oraz należnego podatku VAT. Jeżeli dana czynność wiąże się z koniecznością uiszczenia świadczeń o charakterze publicznoprawnym, notariusz podaje podstawę prawną tego obowiązku i wysokość należności, a w przypadku podatków także sposób ich wyliczenia.

Akt notarialny kończy się stwierdzeniem, że został odczytany, przyjęty i podpisany. Akt notarialny jest odczytywany przez notariusza, ewentualnie przez inną osobę w jego obecności. Notariusz powinien się przekonać, że osoby biorące udział w czynności dokładnie rozumieją jego treść oraz znaczenie, a akt jest zgodny z ich wolą. Notariusz ma obowiązek sporządzać dokumenty w sposób zrozumiały i przejrzysty. Nieuniknione jest jednak stosowanie w dokumentach notarialnych pojęć zaczerpniętych z języka prawnego – języka stosowanego przy formułowaniu przepisów prawnych, czy języka prawniczego – języka używanego przez prawników przy interpretowaniu przepisów prawnych, które mogą być niejasne, a obowiązkiem notariusza jest ich wyjaśnienie. Czynność notarialną kończy złożenie podpisów kolejno przez osoby biorące udział w akcie, osoby obecne przy jego sporządzaniu oraz notariusza. Jeżeli dokument liczy więcej niż jedną stronę, konieczne jest także parafowanie każdej karty. Złożenie wszystkich podpisów wywołuje skutki prawne właściwe dla danej czynności prawnej.